Le Fond et la Forme

Florence Durif

LE FOND ET LA FORME a été créée en 2008 à Paris pour répondre à une demande croissante des entreprises : la rédaction de contenus de qualité pour leur communication écrite et spécialement pour leur site ou leur blog. Ces contenus, non seulement améliorent le référencement du site mais surtout apportent une cohérence, une qualité à l'image de l'entreprise sur internet.

LE FOND ET LA FORME travaille en B to B avec des agences de communication, des webdesigners ou des graphistes mais aussi en B to C avec des entreprises de tous les domaines : haute couture, informatique, luxe, agence artistique, musique...

Un mail, un écrit qui reste

Nous avons tous eu un jour la main trop leste et envoyé des messages que nous avons regrettés ensuite pour le fond ou pour la forme. Je vous propose ici quelques astuces pour éviter ces désagréments. 

RÉFLÉCHIR pour un mail utile
Les destinataires sont choisis avec soin : ils sont vraiment concernés par le sujet du message (information, demande...)
L’objet de votre mail est clair et précis : il est ainsi compris dès son arrivée dans la boîte de réception et le message est ouvert rapidement.
Le vif du sujet est abordé dès le premier paragraphe afin de retenir l’attention du lecteur.

STRUCTURER pour une lecture rapide 
Un sujet est abordé par paragraphe : le plus important en premier. L’idéal est de résumer par un titre chaque paragraphe. Souvent, seuls les 50 premiers caractères du corps du message apparaissent à l’écran, il faut donc les soigner.
Le message doit ensuite tenir sur un écran, il est court. Si vous avez plusieurs sujets, écrivez plusieurs mails...

SOIGNER LA FORME pour une lecture efficace
La lecture est aisée grâce à une police de caractères classique (Arial, Times New Roman…), format 12.
Les phrases sont concises (maximum 20 mots) avec un vocabulaire précis, positif et concret. Vous utilisez des verbes d’action et des mots simples qui retiennent l’attention de votre lecteur. Il faut éviter les répétitions, les verbes faire et avoir, bannir le langage SMS, les abréviations non académiques et prendre garde au jargon professionnel : votre destinataire ne le comprendra peut-être pas. 

Les mots en lettres capitales sont à écarter car ils donnent un ton agressif à votre message.
Pour alléger votre message, utilisez à bon escient la ponctuation (le deux-points remplace avantageusement un « car » ou « parce que ») et évitez les « qui », « que » relevant plus du langage parlé qu’écrit.

Les formules de politesse sont succinctes et conviviales dans un mail : elles se limitent à un « Bonjour » ou « Bonsoir » pour commencer et à « Cordialement » en fin de message. Par contre, votre signature doit être très complète : nom/fonction/société, n° de téléphone fixe/portable.

RELIRE, RELIRE, RELIRE pour éviter les coquilles
Pour soigner son image et celle de sa société, il est important d'envoyer un message sans erreurs.
Attention, donc :
- aux fautes d’orthographe ;
- aux fautes de syntaxe ;
- aux connotations de certains mots, à l'humour « limite »: ils peuvent ne pas aller dans le sens que vous souhaitez !

Un correcteur d'orthographe pas si correct

Avant d'envoyer un message par mail, sur Facebook, sur Twitter ou même une lettre... relisez-vous ! Certains répondront « Pas la peine ! », le correcteur miracle de l'ordinateur souligne les fautes ou les coquilles et propose même des corrections. Ce n'est malheureusement pas si simple.

Un correcteur qui n’est pas infaillible...

Certains points ne sont en effet pas toujours analysés par votre correcteur automatique. Il vaut mieux être très attentif sur les points suivants : 

  • l’accord sujet-verbe : le verbe est bien conjugué, à la bonne personne. Votre correcteur classique ne fait en effet pas le lien entre les deux : « les oiseaux chante » ne lui pose aucun problème.
  • l'accord nom-adjectif : le nom et l’adjectif ont-ils bien le même genre et le même nombre ? Car « la mer est bleu » ne provoquera aucune alerte de la part de votre correcteur automatique.
  • les homonymes : certains mots se prononcent ou s'écrivent de la même manière, mais n'ont pas le même sens. Votre logiciel ne les souligne pas car ils possèdent une signification dans la langue française : s'est-c'est, a-à, sont-son, du-dû-due, ou-où, ce-se… 
  • les accords des participes passés : le correcteur ne réagit pas à un accord erroné d'un participe passé, tant que le mot existe… Et, il n’ira pas faire une analyse de phrase pour savoir si le COD (complément d’objet direct) est placé avant ou après le verbe. De la même façon, la phrase « les marchandises que j’ai acheté n’étaient pas conformes » ne serait pas corrigée. (Si vous n’avez pas trouvé la faute…)
  • le verbe après « à » est à l'infinitif (à acheter, à méditer, à carreler, à copier...)
  • les mots erronés ou mal orthographiés sont détectés mais pas les mots oubliés ou employés à tort.

… mais qui peut être amélioré.

Automatiquement, il soulignera les mots mal orthographiés, il mettra la majuscule de la première lettre après un point, un point d’interrogation, un point d’exclamation. Il remplacera des “ “ en guillemets français «», modifiera des fractions 1/2 en ½...

Mais, vous pouvez également paramétrer plus précisément votre correcteur orthographique.
Ainsi sur Word, il vous suffit d’aller dans Fichier/Options/Afficher les options de vérification. Ensuite, vous pouvez afficher et modifier les paramètres que vous souhaitez comme ignorer les mots en majuscules, signaler les répétitions… Vous retrouverez les mêmes options à régler dans OpenOffice Writer (Format/AutoCorrection/Options d’AutoCorrection) et dans tous les logiciels de traitement de texte.

Pour conclure, rien ne vaut le correcteur humain qui effectue au moins 4 lectures d’un texte pour en supprimer toutes les fautes (orthographiques, grammaticales, de frappe, de ponctuation, les pléonasmes et les répétitions) et passe jusqu’à 15 minutes par page.

La correction, un domaine où l’Homme est encore supérieur à la machine !